Закон Мерфи гласит: «Если дело кажется простым, в действительности оно сложное». Данное утверждение с полным основанием можно отнести к такому мероприятию, как переезд компании в новый бизнес-центр, например, АЭРОПОРТ СИТИ Санкт-Петербург. Ошибочно полагать, что для переезда достаточно сложить личные вещи в коробки, вызвать грузовой транспорт, собственными силами перенести все в машину и отправиться по новому адресу. Переезд — это многоплановая задача, благополучно решить которую можно только при комплексном подходе.
- В первую очередь необходимо согласовать и утвердить новое расположение офиса БЦ.
- Затем следует уведомить сотрудников о предстоящем переезде.
- После того как коллектив извещен, необходимо собрать имущество компании, предварительно составив списки и подписав упаковку.
- Как только личные вещи, оборудование и мебель сложены, можно приступать к поиску транспорта.
На каждом из этапов могут вступить в силу непредвиденные обстоятельства, вследствие воздействия которых переезд затянется или вовсе будет отложен на неопределенный срок. Чтобы избежать проблем с переездом, стоит обратиться за помощью в надежную мувинговую компанию.
С выбором перевозчика тоже не все гладко. Могут возникнуть разногласия по поводу расчетов, т.к. одни перевозчики учитывают человеко-часы, вторые — продолжительность переезда, третьи — кубометры груза. Не исключено, что каждый из них назначает адекватную стоимость услуг, но такой разнобой затрудняет сопоставление коммерческих предложений и затрудняет процесс выбора фирмы-перевозчика. Кроме того, большинство перевозчиков не указывают итоговую стоимость услуг, и вместо того чтобы гарантировать клиенту конкретные сроки, озвучивают базовую ставку или стоимость одного часа.
Помимо затрат, которые являются очевидными для каждого клиента, существуют также дополнительные расходы, в том числе:
- доплата за транспортировку в ночное время;
- перевозка нестандартных или крупных грузов;
- подъем груза на этаж в бизнес-центре, не оборудованном лифтом;
- затраты на упаковочные материалы (гофрокартон, скотч, бечевку, пленку, коробки, пакеты и пр.);
- переезд в новый бизнес-центр за пределы города.
Может показаться нелогичным, но за конфликты, которые возникают в процессе переезда в новый офис, несет ответственность в первую очередь заказчик, т.к. именно он недостаточно внимательно изучил представленные на рынке грузоперевозок коммерческие предложения и допустил типичные ошибки:
- не составил список вещей и оборудования, которые необходимо перевезти;
- не указал характеристики грузов;
- не обозначил точное расстояние и время;
- не указал адрес бизнес-центра, не предупредил об отсутствии лифта;
- не выяснил заранее высоту пандуса, удаленность парковки от делового комплекса;
- не уведомил перевозчика о запрете на работу в определенные часы;
- не указал количество рабочих мест.
Офисный переезд нуждается в тщательной подготовке. Следует согласовать с собственником БЦ имеющиеся у него требования и запреты, составить подробные списки вещей и оборудования, ознакомиться с ресурсами, которыми располагает транспортная компания, а при необходимости пригласить представителей компании для оценки предстоящего переезда. Кроме того, может понадобится привлечение сторонних фирм для организации временного хранения, утилизации и вывоза мусора.